Реинжининг бизнес-процессов

Когда нужен
реинжиниринг

Частые ошибки в
прогнозировании

Специалисты устанавливают
минимальную цену лота, а по
итогам тендера она сильно
отличается от планируемой.

Большие
расходы

Вместо экономии заключаются
дорогие контракты, фактические
затраты превышают установленный
бюджет на ту или иную закупку.

Или же вы видите, что сфера
закупок отнимает существенную
часть бюджета компании и хотите
ее сократить.

Нерациональное
планирование

Неверно расставлены приоритеты
при формировании плана закупок.
Отсутствует взаимодействие с
другими отделами для уточнения,
что действительно нужно, с учетом
бюджета.

Допустим, приобрели оборудование,
а оно простаивает на складе, в то
время как на другие вещи уже не
хватает финансов.

Перегруженность
отдела закупок

Сотрудники то и дело жалуются,
что не успевают и вынуждены
задерживаться допоздна.

Тратят много времени на рутинные
операции, не владеют современными
информационными технологиями.

Мы предлагаем новую архитектуру закупочной деятельности, которая
сэкономит бюджет на закупки и повысит эффективность работы
персонала.

3 аспекта
реинжиниринга

Совершенствование локальной нормативно-
методической базы

Разработка нормативно-методических
документов и организационных документов
для перехода к работе по новым правилам

Организационное сопровождение
изменений

Подготовлены положения,
должностные инструкции,
методические рекомендации
и иные документы, которые
будут регулировать новую
систему управления закупками.

Внедрение информационных
систем

Формирование потребности в продукции

Автоматизация рутинной работы линейных
закупщиков

Системная аналитика для руководства в
режиме реального времени

Сокращение времени
и затрат на проведение
закупочных процедур

Прозрачность документо-
оборота и сводной
отчетности для оценки
эффективности проведенных
закупок.

Повышение уровня компетентности
и мотивации персонала

Проведение обучающих тренингов

Внедрение показателей эффективности
(например, чем точнее спрогнозирована
цена закупки, тем лучше)

Изменение/перераспределение
должностных обязанностей

Сотрудники настроены
на результат, вовлечены
в процесс на 100%

Владеют современными
методиками и технологиями
для организации закупочных
процедур.

Результаты
реинжиниринга

Разработка системы управления закупками и организации
закупочной деятельности

Заказчик:

ОАО «СГ-транс»

Что сделали:

Провели рабочие группы по модернизации системы управления закупками

Разработали документы, которые регламентируют закупочную деятельность

Организовали работу по подготовке и проведению конкурентных закупочных процедур

Что стало:

общая экономия затрат
на закупки до 8%

среднее снижение цены на торгах -5%,
максимальное – более 30%

Разработка программы действий по развитию системы закупок,
координация работ по проектированию системы управления закупкам

Заказчик:

ОАО «Производственное объединение «Севмаш»

Что сделали:

Провели серию проектных семинаров по модернизации системы управления закупками и внедрению электронных средств торговли

Что стало:

общая экономия затрат
на закупки - 10%

среднее снижение цены закупки на
торгах 9% максимальное – более 80%

Разработка электронной торговой площадки (ЭТП) для проведения
конкурентных закупок инвестиционного холдинга.

Заказчик :

«Группа компаний «Абсолют»

Что сделали:

Разработали информационную систему управления закупочной деятельностью проинтегрированной с ЭТП, на базе «SynExp: Конкурентные закупки».

Что стало:

Сокращены трудозатраты и риски ошибок за счет автоматизации следующих процессов:

учет и согласование
потребности в закупке
продукции

планирование
закупок

работа на
ЭТП

подготовка и проведение закупочных
процедур, заключение и исполнение
договоров

контроль и мониторинг процессов
закупочной деятельности

Автоматизация бизнес-процессов управления закупками с помощью
программного обеспечения

Заказчик :

Группа компаний РЭЦ

Бетэлтранс

Федеральная грузовая компания

Банк МСП

АО «ГОСЗНАК»

Что сделали:

Мы объединили 5 примеров, т.к. все компании получили измеримый схожий результат.
Установили программу «SynExp: Конкурентные закупки» и провели обучение сотрудников. В настоящий момент в программе могут работать 100+ пользователей, несколько юридических лиц.

Что стало:

Существенная экономия трудозатрат, а также расходов на организацию закупочных процессов
до 30% (подписание, документооборот).

Процессы размещения заявок, согласования и регистрации договоров проходят в 3 раза быстрее.

Полностью автоматизированы:

бизнес-процессы планирования производства;
бизнес-процессы планирования закупок;
бизнес-процессы подготовки и проведения закупок;
согласование договоров и дополнительных соглашений;
интеграция с Единой информационной системой (zakupki.gov.ru);
интеграция с электронными торговыми площадками Сбербанк-АСТ, ОТС,РТС;
подготовка управленческих отчетов.

Анализ

Выезжаем на место, проводим беседы
с сотрудниками, изучаем документационную
базу. Выявляем слабые зоны и потенциал
для корректировки системы управления
закупками.

Разработка новой модели
и плана по ее внедрению

Готовим презентацию с подробным
описанием каждого пункта и
представляем расчет экономической
эффективности модели. Учитываем
взаимосвязь с другими службами и
включаем их в план по необходимости.

Запуск изменений

Составляем подробную дорожную
карту перехода к целевой архитектуре
закупочной деятельности. Поэтапно
внедряем новые технологии и методики
в соответствии со сроками карты.

Поддержка и контроль
результатов

Обучаем сотрудников, проводим рабочие
и проектные сессии для адаптации
персонала к изменениям. Каждые 14 дней
мониторим результаты, направляем
детализированные отчеты. Собираем
совещания и корректируем процесс для
улучшения показателей.